Let op: de inlognaam kan niet gewijzigd worden

• De inlognaam
  Hier wordt de naam weergegeven waarmee de gebruiker inlogt. Deze naam wordt getoond links onderaan het scherm van KING Finance. Ook wordt de gebruikersnaam bij iedere mutatie in de administratie in de historie van wijzigingen opgeslagen.

Niet toegestaan in een gebruikersnaam

• In een gebruikersnaam mogen geen spaties voorkomen
• Een gebruikersnaam mag niet met een getal beginnen
• Gereserveerde woorden
  Gereserveerde woorden zijn termen die door de programmatuur intern gebruikt worden. Dergelijke termen/woorden zijn niet toegestaan als gebruikersnaam.
  • Klik hier voor een overzicht van gereserveerde woorden

• Vul hier de volledige naam van de gebruiker in.
• Afzender e-mail
  De naam die hier wordt ingevuld wordt automatisch voorgesteld als de gebruiker een e-mail verzendt vanuit KING Finance.
• Chat
  Deze naam, en dus niet de gebruikersnaam waarmee wordt ingelogd, wordt getoond in het chat venster.

Let op: de eerste keer dat een wachtwoord aan een gebruiker wordt toegekend dient altijd via het tabblad Wachtwoord versturen uitgevoerd te worden

• Wachtwoord wijzigen
  Als voor een gebruiker een nieuw wachtwoord benodigd is, kan in dit veld handmatig een nieuw wachtwoord worden ingevoerd. Dit wachtwoord is geldig zodra de gewijzigde gegevens zijn opgeslagen.
  Let op: U dient zelf de gebruiker op de hoogte te stellen van het nieuwe wachtwoord.
• Eisen waaraan KING Finance wachtwoorden moeten voldoen
  • Een wachtwoord bestaat uit minimaal 6 en maximaal 40 tekens.
  • In een wachtwoord mogen geen spaties voorkomen
  • Een wachtwoord mag niet met een getal beginnen
  • Gereserveerde woorden
    Gereserveerde woorden zijn termen die door de programmatuur intern gebruikt worden. Dergelijke termen/woorden zijn niet toegestaan als wachtwoord.
    • Klik hier voor een overzicht van gereserveerde woorden

• Wachtwoord beleid
  Het wachtwoord beleid, dat ingesteld staat in iMUIS op de server, is hier van toepassing. In het wachtwoord beleid is vastgelegd aan welke eisen (Hoofdletters, kleine letters, cijfers, leestekens) een wachtwoord moet voldoen. Als het door u ingevoerde wachtwoord hier niet aan voldoet wordt een foutmelding getoond.
• Wachtwoord wijzigen
  Als voor een gebruiker een nieuw wachtwoord benodigd is, dan kan in dit veld een nieuw wachtwoord worden ingevoerd. Dit wachtwoord is geldig zodra de gewijzigde gegevens zijn opgeslagen. U dient zelf de gebruiker op de hoogte te stellen van het nieuwe wachtwoord.

Dit veld is ter informatie en kan alleen handmatig ingevuld worden
Vul hier de naam van de afdeling van de gebruiker in. Deze informatie kan alleen geraadpleegd worden door gebruikers met toegang tot Gebruikersbeheer.

Vul hier het mobiele nummer van de gebruiker in. Bij het inloggen in KING Finance kan per SMS een sessiecode naar dit mobiele nummer verstuurd worden. De gebruiker kan zelf zijn mobiele nummer verifiëren en eventueel wijzigen in "Mijn gegevens".

Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in. Als hij of zij gaat inloggen in KING Finance kan dan per e-mail een sessiecode naar dit e-mailadres verstuurd worden. Indien een verkeerd e-mailadres wordt ingegeven gebeurt er niets. De klant kan zijn e-mailadres verifiëren en eventueel wijzigen in "Mijn gegevens".

Klik op de knop [E-mail (SMTP) account] om de eigen mailserver van het ingevoerde e-mailadres vast te leggen. Dat kan nodig zijn als e-mails vanuit het pakket, met dit e-mailadres als afzender, niet aankomen of zelfs niet verzonden kunnen worden met de standaard ingestelde e-mail server.
Zie SMTP-instellingen voor meer informatie.

• U kunt een gebruiker voor een bepaalde periode toegang geven.
• Voor de "Geldig vanaf" datum en na de "Geldig tot en met datum" kan de gebruiker niet inloggen.
• U kunt deze data wijzigen om de periode van toegang te verlengen of te verkorten.

• Geef hier aan hoe de beveiliging van het inloggen is geregeld. Dit kan standaard in het domein zijn ingesteld, maar kan ook per gebruiker worden ingesteld.
• SMS Beveiliging
  Uw inlog kan beveiligd worden door gebruik te maken van twee-staps verificatie.
  KING Finance kent de mogelijkheid om de inlogprocedure te beveiligen middels sessiecodes, die per e-mail of SMS naar u verstuurd worden.
• Bij gebruik van DUO (mits beschikbaar) of Google Authenticator moet de gebruiker de bijbehorende app op zijn/haar mobiele telefoon te hebben geïnstalleerd.
• Zie voor meer informatie de artikelen over twee factor authenticatie in de KING Finance kennisbank

• Klik op de knop [Reset Google Authenticator] als de gebruiker niet kan inloggen met de Google Authenticator. Dat kan gebeuren als de gebruiker een nieuwe telefoon met daarop Google Authenticator heeft, of als de gebruiker de telefoon heeft moeten resetten.

• Geef hier aan of de gebruiker een man of een vrouw is.
  Als u hiervan geen gebruik maakt kunt u dit veld leeg laten.

Deze optie kan niet uitgeschakeld worden voor medewerkers van een KING Accountancy bundel

• Vink deze optie aan om de gebruiker accountant/controller rechten te geven
• Vink deze optie uit om de gebruiker geen accountant/controller rechten te geven
• Accountant/controller rechten omvatten:
  • Relatiebeheerder / Verantwoordelijk gebruiker
    Alleen gebruikers die accountant/controller rechten hebben, kunnen verantwoordelijk gebruiker voor een andere gebruiker zijn. Zie hieronder bij het veld "Relatiebeheerder" voor meer uitleg.
  • Wijzigen van automatisch gegenereerde journaalposten
    Met programma's als Activa-register invoeren, het factureren van verkooporders, Inkoopfacturen inboeken, transitorische boekingen etc. worden tijdens het doorboeken journaalposten aangemaakt. Gebruikers mogen normaal gesproken dergelijke automatisch gegenereerde journaalposten of systeemboekingen niet verplaatsen, wijzigen of verwijderen. Gebruikers waarvoor het vinkje "Wijzigen /verwijderen automatische boekingen" aan staat mogen dat wel.
  • Uitzonderingen op het mogen verwijderen van automatische boekingen
    Jaaraansluiting boekingen mogen niet worden gewijzigd of verwijderd, ook niet door gebruikers met accountant/controller rechten.
    Activa boekingen mogen alleen worden verwijderd door gebruikers met accountant/controller rechten.
  • Periodes (definitief) afsluiten
    Het afsluiten van periodes kan in KING Finance op twee niveaus. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen accountants/controllers en niet-accountants/controllers. De bedoeling is dat een gebruiker een periode kan afsluiten, zodat er in deze periode geen boekingen meer kunnen worden gedaan, behalve door de accountant/controller. Na controle en eventuele wijzigingen door de accountant/controller kan deze de periode definitief afsluiten.
  • Toegang tot Speedbooks instellen en gebruiken
    Alleen gebruikers met accountant/controller rechten kunnen Speedbooks activeren in een administratie.
  • BTW aangifte goedkeuren
    Een gebruiker met accountant/controller rechten kan een BTW aangifte aanmaken en een bericht ter goedkeuring van die aangifte versturen.
  • De BTW van een administratie in-/uitschakelen
    Een gebruiker met accountant/controller rechten mag het gebruik van BTW in een administratie in- of uitschakelen. De optie staat in de basisinrichting van de administratie.

Van toepassing bij accountantskantoren:

• Vink deze optie aan om de gebruiker toegang te geven tot de KING Finance abonnement facturen van uw kantoor en de klanten waarvoor u betalingsplichtige bent.
• NB Klanten die zelf betalingsplichtige zijn kunnen hun eigen facturen altijd inzien.
• De facturen worden getoond in het scherm [menu - Beheer - Mijn KING - tab Facturen]

Alleen gebruikers die accountant/controller rechten hebben, kunnen hier als verantwoordelijk gebruiker worden toegewezen.

• Vul hier de verantwoordelijke gebruiker (relatiebeheerder) voor de geselecteerde gebruiker in. Klik in dit veld om een lijst te tonen met gebruikers die die hier kunnen worden ingevuld. De verantwoordelijke gebruiker is de gebruiker die als medewerker van bijvoorbeeld een accountantskantoor verantwoordelijk is voor de geselecteerde gebruiker. Met andere woorden: de verantwoordelijke gebruiker is binnen uw organisatie het aanspreekpunt voor de geselecteerde gebruiker.
• Automatische berichten
  Een verantwoordelijk gebruiker legt een relatie vast tussen bijv. accountant en klant, of directie en medewerker. Deze relatie wordt gebruikt bij het op de hoogte stellen van de accountant / intermediair van bepaalde gebeurtenissen binnen de administratie. Een voorbeeld hiervan is dat er een e-mail wordt verstuurd naar de verantwoordelijk gebruiker als de klant een activum aanmaakt of documenten gescand/geüpload heeft. Een verantwoordelijk gebruiker is accountant/controller.
• Chat
  De verantwoordelijk gebruiker wordt automatisch toegevoegd aan de chat groep van de gebruiker. Als beiden online zijn kunnen gebruiker en verantwoordelijk gebruiker via de chat met elkaar communiceren.

Kies hier een profielgebruiker , waarvan u de menurechten op deze gebruiker wilt toepassen.
De menurechten van deze gebruiker kunnen dan niet meer rechtstreeks aangepast worden.
Als de menurechten van het gekozen profielgebruiker wijzigen, dan wijzigen ook de menurechten van deze gebruiker.

Let op: als u de profielgebruiker wijzigt in "Eigen rechten", dan worden alle rechten vinkjes uitgezet. U dient dan direct nieuwe rechten toe te kennen om te voorkomen dat de gebruiker niet meer kan inloggen.

Kies hier een profielgebruiker waarvan u de administratierechten op deze gebruiker wilt toepassen.
De administratierechten van deze gebruiker kunnen dan niet meer rechtstreeks worden aangepast.
Als de administratierechten van het gekozen profielgebruiker wijzigen, dan wijzigen ook de administratierechten van deze gebruiker.

Let op: als u de profielgebruiker wijzigt in "Eigen rechten", dan worden alle administratie vinkjes uitgezet. U dient dan direct nieuwe administratierechten toe te kennen om te voorkomen dat de gebruiker niet meer kan inloggen.

Dit veld is alleen toegankelijk als de ingelogde gebruiker accountant/controller rechten heeft en het recht heeft om de eigen administratie rechten aan te passen
Kies hier een gebruikersprofiel waarvan u de menurechten van de eigen administratie (eigen administratie = bijvoorbeeld de administratie van het hoofdkantoor) op deze gebruiker wilt toepassen. Als de menurechten van de eigen administratie van de gekozen gebruikersprofiel wijzigen, dan wijzigen ook de menurechten van deze gebruiker.

Let op: als er in dit veld geen "Profiel-gebruiker" is ingesteld voor de "eigen administratie" dan worden de rechten van de huidige gebruiker gebruikt als de gebruiker inlogt in de "eigen administratie". Zorg ervoor dat er een profielgebruiker is met beperkte rechten tot de "eigen administratie". Vul dat profiel hier in bij iedere gebruiker die met de beperkte rechten in de "eigen administratie" moet kunnen werken.

Dit veld is alleen toegankelijk als de ingelogde gebruiker accountant/controller rechten heeft en het recht heeft om de eigen administratie rechten aan te passen

• Kies hier de administratie die u wilt aanmerken als de "Eigen administratie" voor het geselecteerde gebruikersprofiel (Eigen administratie = bijvoorbeeld de administratie van het hoofdkantoor).
• Het idee achter deze optie is dat u een gebruikersprofiel (bijvoorbeeld "eigenadm" genaamd) aanmaakt waaraan u de eigen administratie koppelt. Vervolgens kunt u voor "eigenadm" de rechten instellen op het tabblad Gebruikers.
• Daarna kunt u voor iedere gebruiker die toegang heeft tot de Eigen administratie het veld "Menurechten eigen administratie toepassen van" invullen met gebruikersprofiel  "eigenadm".
• Toelichting
  Een accountantskantoor voert meestal veel administraties. Medewerkers kunnen administraties openen volgens hun administratie toegangsrechten.
  • Om ervoor te zorgen dat zij geen toegang hebben tot de administratie van het accountantskantoor zelf, kunt u aangeven wat de "eigen administratie" is van het accountantskantoor.
  • In combinatie met de optie "Menurechten eigen administratierechten toepassen van" kunt u er voor zorgen, dat een medewerker een specifiek menu krijgt in de eigen administratie. De gebruiker kan dan bijvoorbeeld alleen urenboekingen invoeren, maar niet de financiële cijfers zien in de eigen administratie.

• Vink deze optie aan als het wachtwoord van deze gebruiker nooit mag verlopen.
  Als deze optie is aangevinkt, dan wordt de instelling "Geldigheidsduur wachtwoord" in het dialoogvenster "Opties" van het programma Gebruikersbeheer van het pakket iMUIS genegeerd.
• Vink deze optie uit als het wachtwoord van deze gebruiker wel kan verlopen.
  Als deze optie is uitgevinkt, dan wordt de instelling "Geldigheidsduur wachtwoord" in het dialoogvenster "Opties" van het programma Gebruikersbeheer toegepast. Buiten de daar ingestelde periode kan de gebruiker dan niet inloggen.

• Vink deze optie aan als deze gebruiker een profiel is, dat aan andere gebruikers gekoppeld gaat worden, met als doel de andere gebruikers in één handeling dezelfde menu- en/of administratierechten te geven als het profiel.
• Vink deze optie uit als deze gebruiker een "gewone" gebruiker is.
• Wat is een profiel?
  Een profiel is een verzameling gebruikersrechten en administratierechten, die gekoppeld kan worden aan andere gebruikers. Deze gebruikers krijgen dezelfde toegangsrechten als het profiel. Daarmee is het mogelijk om verschillende gebruikers dezelfde rechten toe te kennen, zonder dat zij individueel ingesteld hoeven te worden.
• Wat hoort er niet bij een profiel?
  De instellingen per gebruiker, zoals "wachtwoord", "telefoon", "accountant/controller" en "blokkeren" zijn persoonlijk en niet overdraagbaar op andere gebruikers. Als een gebruiker dezelfde eigenschappen als een andere gebruiker nodig heeft, dan dient u die eigenschappen handmatig in te stellen.
• Een profiel instellen
  De rechten van een profiel worden ingesteld door toegangsrechten voor programma's, programmaonderdelen en/of administraties toe te kennen aan het profiel. Het verschil is dat dit vinkje aan staat, waardoor de profielgebruiker beschikbaar komt in de keuzelijst van de velden "Menurechten toepassen van" en "Administratierechten toepassen van".

Dit veld wordt automatisch aangevinkt als de optie "Geblokkeerd" wordt aangevinkt

• Als u gebruik maakt van profielen, maar u wilt niet dat er onder de naam van een profiel kan worden ingelogd, dan kunt u deze optie aanvinken voor de betreffende profielgebruiker(s).
  
• Vink deze optie aan om de profielgebruiker geen toegang te geven tot KING Finance. De gebruikersregel op het tabblad Gebruikers wordt grijs gekleurd.
  
• Vink deze optie uit om de profielgebruiker toegang te geven tot KING Finance.

Let op: De volgende optie op dit tabblad, "Geblokkeerd", zorgt ervoor dat de profielgebruiker niet gekoppeld kan worden aan een andere gebruiker en moet derhalve uitgevinkt blijven.

Inschakelen van dit veld zet automatisch de optie "Blokkeren voor inloggen" aan

• Vink deze optie aan om de gebruiker geen toegang te geven tot KING Finance. Als de gebruiker een profielgebruiker is, dan kan dit profiel niet gekoppeld worden aan andere gebruikers. De gebruikersregel op het tabblad Gebruikers wordt rood gekleurd.
  
• Vink deze optie uit om de gebruiker toegang te geven tot KING Finance. Als de gebruiker een profielgebruiker is, dan kan dit profiel gekoppeld worden aan andere gebruikers.