• Voorwaarden en instellingen voor aanmaningen in KING Finance

• Instellen
  Voordat u aanmaningen kunt aanmaken, dient u eerst de Aanmaning standaard teksten in te vullen. In de Aanmaning standaard teksten wijzigt u onder andere de teksten, die op de aanmaning afgedrukt worden.
• Layout van de aanmaning aanpassen
  Klik hier voor uitleg over het aanpassen van de layout van de aanmaning. U kunt bijvoorbeeld uw logo toevoegen aan de aanmaning layout.
• Uitgebreide aanmaningen
  Dit programma is bedoeld om uitgebreide aanmaningen te vervaardigen voor een selectie van debiteuren en/of facturen. U kunt bijvoorbeeld ook niet vervallen en betwiste posten opnemen op de aanmaning.
• Standaard aanmaningen
  Om individuele debiteuren aan te manen kunt u standaard aanmaningen vervaardigen vanuit het programma Debiteurinformatie.
• Afdrukken / e-mailen
  Kies per debiteur de methode waarop de aanmaningen verwerkt moeten worden, afdrukken of e-mailen. Als de optie Proefafdruk uit staat, dan wordt de instelling van de debiteur  gebruikt om de aanmaning af te drukken of te e-mailen.
  Let op: het e-mailen gebeurt op de achtergrond. Aan het eind van het verwerken van de geselecteerde aanmaningen wordt er een recapitulatie afgedrukt, waarop staat aangegeven welke aanmaningen afgedrukt en welke per e-mail verzonden zijn.
  • E-mail instellen voordat u begint
    Om aanmaningen via e-mail te kunnen versturen moet uw systeembeheerder de uitgaande e-mail instellingen instellen. Zie hiervoor Menu - Beheer - Instellingen - E-mail instellingen.

• Transport en totalen
  Als u een aanmaning verstuurt met veel openstaande posten, dan wordt onderaan het eerste blad een transportregel afgedrukt. Het totaalbedrag van de aanmaning zal dan op het volgende blad worden afgedrukt.

Rapport knoppenbalk

• Kies of instellingen van rapporten moeten worden vastgehouden.
• Voeg dit rapport toe aan de favorieten van de administratie.
• Toon de help pagina van dit rapport

Rapport veldbeschrijving

• Vanaf ... tot en met ...
  Gebruik deze velden om een selectie te maken van de beschikbare gegevens voor dit rapport.
  Hier kunt u selecteren op Debiteuren, Facturen en Aantal (verstuurde) aanmaningen.
  • Vanaf aantal aanmaningen... t/m aantal aanmaningen...
    KING Finance houdt per factuur bij hoeveel keer deze gemaand is. Dit getal kan gekoppeld worden aan een (variabele) tekst op een aanmaning, zodat u de tekst kunt laten variëren met het aantal aanmaningen dat verstuurd is. Wilt u bijvoorbeeld alleen aanmaningen verzenden voor facturen die nog niet eerder gemaand zijn, dan geeft u bij de vragen "Van aantal aanmaningen" en "T/m aantal aanmaningen" het getal 0 op. Na het afdrukken van de aanmaning krijgen deze facturen de status "Aantal gemaand: 1". Of het aantal verhoogd wordt, hangt tevens af van de instelling van de optie 'Proefafdruk' (zie verder).

    ---

• Afdrukken/e-mailen
  • Kies "Afdrukken" om de aanmaningen, ongeacht de instelling "Printen of e-mailen" van de debiteur, als PDF op het scherm weer te geven. Het PDF document kan naar keuze met de PDF bedieningsknoppen opgeslagen worden of afgedrukt worden naar een printer.
  • Kies "Afdrukken/e-mailen, zoals aangegeven bij de debiteur" om de aanmaningen als afdrukbare PDF te tonen of per e-mail te verzenden, zoals is ingesteld bij de debiteur.
• Basisdatum
  U kunt hier kiezen vanaf welke datum openstaande posten op een aanmaning moeten worden afgedrukt.
  • Keuze: factuurdatum
    Als de factuurdatum van een openstaande post voor de datum aanmaning (zoals ingevuld op deze vragendialoog) ligt, dan wordt de openstaande post afgedrukt op de aanmaning.
  • Keuze: vervaldatum
    Als de vervaldatum van een openstaande post voor de datum aanmaning (zoals ingevuld op deze vragendialoog) ligt, dan wordt de openstaande post afgedrukt op de aanmaning.
    
  • De vervaldatum wordt bepaald door de instelling "vervaldagen" in de betalingsconditie van de openstaande post. Als u werkt met de module Verkoop, dan kan de openstaande post van een gefactureerde order een betalingsconditie meekrijgen vanuit de ordersoort. Dit hoeft niet dezelfde betalingsconditie te zijn als die van de debiteur.
• Aantal dagen na basisdatum
  Dit veld kan gebruikt worden om debiteuren meer tijd om te betalen te geven, voordat er een aanmaning verzonden wordt.
  • Het aantal dagen dat u hier invoert, wordt opgeteld bij de basisdatum. De aldus berekende datum wordt vervolgens gebruikt om te bepalen of een openstaande post op de aanmaning meegenomen wordt.
  • Voorbeeld niet afdrukken
    Is de vervaldatum (basisdatum) van een factuur bijvoorbeeld 3 oktober, de datum van de aanmaning 5 oktober en het aantal dagen dat u hier invoert 3, dan wordt de controledatum 6 oktober (3 oktober + 3 dagen). Dit betekent dat de factuur niet meegenomen wordt op de aanmaning.
  • Voorbeeld wel afdrukken
    Als u de aanmaning pas een aantal dagen NA de vervaldatum wil versturen, dan kunt u hier het aantal dagen opgeven dat bij de vervaldagen geteld moet worden voordat de factuur op een aanmaning wordt afgedrukt. Kies in het veld "Basisdatum" voor "Vervaldatum" en vul in dit veld bijvoorbeeld "14" in. Openstaande posten worden nu pas gemaand 14 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur
• Datum aanmaning
  Deze datum wordt op de aanmaning afgedrukt en wordt tevens gebruikt om te bepalen of een factuur vervallen is. KING Finance stelt de huidige datum voor, maar u kunt deze wijzigen.
• Datum laatste betaling verwerkt
  Deze datum wordt op de aanmaning afgedrukt om aan te geven wanneer de laatste betaling in uw administratie verwerkt is. Klanten die de facturen na deze datum overgemaakt hebben, kunnen hieraan zien dat hun betaling nog niet in uw administratie verwerkt is. KING Finance stelt de huidige datum voor, maar u kunt deze wijzigen.
• Proefafdruk?
  Indien de optie Proefafdruk aan staat, dan worden de aanmaningen gewoon afgedrukt, maar wordt het aantal verstuurde aanmaningen niet bijgewerkt. Hierdoor behoudt u dezelfde aantallen 'Gemaand' als u bij een volgende gelegenheid weer aanmaningen afdrukt. Omdat we hier spreken over een proefafdruk worden er geen e-mail verstuurd indien er bij de debiteur een e-mail voorkeur is ingesteld.
  Vink deze optie uit om het getal "Aantal keren gemaand" per factuur met 1 op te hogen.
• Print recapitulatie staat?
  Vink deze optie aan om na de aanmaningen een recapitulatiestaat af te drukken. Daarin staat een overzicht van de debiteuren die deze keer een aanmaning hebben gehad.
• Ook kopie facturen meesturen?
  Alleen van facturen, die met Verkooporders invoeren en/of rapport Factuur zijn gemaakt, kan een kopie factuur worden afgedrukt.
  Gebruik deze optie om tegelijk met de aanmaning een kopiefactuur van de betreffende openstaande posten af te drukken/mee te sturen met de e-mail. Bij afdrukken kunt u de kopiefactuur voor uw eigen administratie gebruiken, maar ook naar de klant sturen als geheugensteun voor welke factuur de aanmaning bedoeld is.
• Ook creditnota's en vooruitbetalingen?
  Als er voor een debiteur creditnota's of teveel betaalde posten zijn, kunt u er voor kiezen om deze op de aanmaning af te drukken. De negatieve posten worden automatisch verrekend in de aanmaning. Voorwaarde is dat de vervaldatum van de negatieve post verstreken is.
• Ook debiteuren met negatief saldo aanmanen?
  Het kan voorkomen dat het totale saldo van de openstaande posten in het voordeel van de debiteur uitvalt, maar dat de factuur die hij moet betalen een maand langer uit staat dan de creditfactuur. Middels deze optie kunt u bepalen of er in dat geval toch een aanmaning verstuurd moet worden.
• (Bij vervallen posten) Ook niet vervallen posten opnemen?
  • Deze optie zorgt er voor dat alle openstaande facturen van de debiteur op de aanmaning afgedrukt worden, inclusief de facturen waarvan de vervaldatum nog niet verstreken is. De aanmaning krijgt in dat geval het karakter van een rekeningoverzicht.
  • Let op: Deze instelling gaat voor de instelling Basisdatum/Aantal dagen na basisdatum. Als dit vinkje aan staat worden posten, die buiten de instelling Basisdatum/Aantal dagen na basisdatum vallen, gezien als "Niet vervallen" en derhalve ook afgedrukt.
  • Let op 2: als een debiteur openstaande posten heeft, maar er zijn geen vervallen posten, dan is er geen reden om de debiteur aan te manen. Er wordt in dat geval niets afgedrukt, ondanks dit vinkje. Er dient dus minstens één vervallen post van de debiteur te zijn om het afdrukken van alle openstaande posten van de debiteur op de Aanmaning mogelijk te maken.
• Ook betwiste facturen opnemen?
  Als er verschil van mening bestaat over een factuur dan kan de factuur in het Boekingsprogramma de status Betwist krijgen. U kunt met deze optie aangeven of dergelijke facturen wel of niet op de aanmaning afgedrukt mogen worden.
• Ook uit handen gegeven facturen opnemen?
  Als een openstaande post, na diverse aanmaningen niet betaald is, dan kunt u ervoor gekozen hebben om de post uit handen te geven. De incassering van de openstaande post heeft u dan uitbesteed aan een extern bedrijf. Dergelijke posten kunt u in het scherm Openstaande post markeren als "Uit handen gegeven". U kunt met deze optie aangeven of dergelijke facturen wel of niet op de aanmaning afgedrukt mogen worden.

  ---

• Aanmaning instellingen
  • Aantal dagen tussen de aanmaningen per debiteur
    Dit veld is ter informatie en kan hier niet gewijzigd worden
    Als in de aanmaning instellingen het aantal dagen tussen twee aanmaningen is opgegeven, dan wordt dat hier getoond. Als het aantal dagen tussen de aanmaningen gewijzigd of uitgeschakeld moet worden, dan kunt u het alleen wijzigen in de aanmaning instellingen.
  • Rente percentage
    Dit veld is ter informatie en kan hier niet gewijzigd worden
    Als in de aanmaning instellingen een rentepercentage voor de aanmaning is opgegeven, dan wordt dat percentage hier getoond. Als het percentage gewijzigd of uitgeschakeld moet worden, dan kunt u het alleen wijzigen in de aanmaning instellingen.
  • Administratiekosten in EUR
    Dit veld is ter informatie en kan hier niet gewijzigd worden
    Als in de aanmaning instellingen administratiekosten bij de aanmaning zijn opgegeven, dan wordt dat bedrag hier getoond. Als het bedrag gewijzigd of uitgeschakeld moet worden, dan kunt u het alleen wijzigen in de aanmaning instellingen.

Uitvoermethode

• Bestandstype - Uitvoermethode
  Instellingen voor Afdrukken / E-mailen van het rapport