• Stappenplan Inkooporder - Goederenontvangst - Inkoopfactuur
• Inkooporder in valuta
  Deze functionaliteit is beschikbaar als de module Valuta onderdeel is van uw KING Finance abonnement
  Een bestelling bij een crediteur met een andere valuta wordt automatisch omgerekend naar de valuta van de crediteur.
  KING Finance geeft daarover een melding bij het opslaan van de inkooporderregel.
  In de totalen van de inkooporder wordt de valuta code of het valuta teken weergegeven.
  Op de bestelopdracht wordt het bedrag in valuta afgedrukt.

• Melding over voorkeurscrediteur
  Als er bij de invoer van een artikel een melding volgt over de voorkeurscrediteur, dan dient het artikel voorzien te worden van een voorkeurscrediteur.
  >>> Lees hier meer over het werken met (verplichte) voorkeurscrediteuren

Knoppenbalk inkooporderkop

• [Zoek order]
  Druk op de knop [Zoek order] of toets [F10] om het keuzevenster met eerder ingevoerde inkooporders te openen. Selecteer in het keuzevenster de gewenste inkooporder en druk op [OK] om de inkooporder te openen. Het scherm opent met een nieuwe inkooporderregel onder eventueel eerder ingevoerde inkooporderregels.
• [Nieuw]
  Druk op de knop [Nieuw] om een nieuwe inkooporder te beginnen. KING Finance wijst automatisch het eerste vrije inkoopordernummer toe. U kunt direct beginnen met het invoeren van de crediteur van de inkooporder.
• [Wijzig order]
  Deze optie wordt getoond als de inkooporderregel actief is
  Druk op de knop [Wijzig order] om de gegevens in de inkooporderkop te kunnen wijzigen. Als u inkooporderregels invoert, dan zijn de velden van de inkooporderkop niet toegankelijk. Met behulp van deze optie kunt u terug naar de inkooporderkop om daar de invoer te wijzigen.
• [Verwijderen]
  Deze optie wordt getoond als de inkooporderkop is opgeslagen
  Druk op de knop [Verwijderen] om de inkooporder geheel te verwijderen. De inkooporderregels en de inkooporder kop worden uit de administratie verwijderd.
• [Opslaan]
  Druk op [Opslaan] om vanuit de inkooporderkop naar de inkooporder regels te gaan. De inkooporderkop wordt opgeslagen. Na het opslaan wordt automatisch een nieuwe inkooporderregel geopend.
• [Ongedaan]
  Druk op de knop [Ongedaan] om de invoer in de inkooporderkop te schonen.
  >> Let op: De knop [Ongedaan] maakt alleen de invoer ongedaan die nog niet is opgeslagen. Eerder opgeslagen gegevens kunt u verwijderen door de invoer handmatig te wijzigen of te verwijderen.
• [Sluiten]
  Deze optie is alleen beschikbaar als er geen orderegels zijn ingevoerd
  Druk op [Sluiten] om het programma Inkooporders invoeren af te sluiten. U keert terug naar het dashboard.
• Order invoer in
  Kies hier in welke taal (Nederlands/Engels) u het scherm van Inkooporders invoeren wilt weergeven.
• [Opties]
  De opties zijn alleen toegankelijk als de inkooporderkop is opgeslagen.
  • Meer of minder velden tonen in de inkooporderkop
    Druk op de knop [Opties] in de knoppenbalk. Het dialoogvenster "Opties orderkop" wordt getoond. Toon de velden die u wel gebruikt door "Ja" te kiezen in de keuzelijst achter de veldnaam. Verberg de velden die u niet gebruikt door "Nee" te kiezen in de keuzelijst achter de veldnaam.

    De volgende velden (of instellingen) kunnen getoond of verborgen worden:

    Orderdatum	Betalingsconditie	Kostenplaats
    Leverdatum	Leveringsconditie	Kostendrager

    
    
  • Module Voorraadregistratie gebruiken?
    Deze optie wordt overgenomen uit de tabel Basis artikelen/Voorraad. De voorraadregistratie kan alleen uitgezet worden als er nog geen voorraadhoudende artikelen in orders gebruikt zijn en er geen voorraad in KING Finance aanwezig is.
  • Werkt u met inkopers?
    Kies Ja als u werkt met verschillende inkopers. Inkopers zijn ingevoerd in de tabel Medewerker met de optie [Is inkoper: JA].
    Kies Nee als u niet werkt met inkopers.
• Afdrukken of e-mailen
  Deze optie wordt getoond als er een inkooporderregel is opgeslagen
  Van de inkooporder kunt u een bestelopdracht voor uw leverancier maken. De bestelopdracht kan worden afgedrukt naar PDF of direct verzonden per e-mail. Op de bestelopdracht worden de artikelen afgedrukt, die u bestelt bij uw leverancier (crediteur). De bestelopdracht wordt afgedrukt in de valuta van de crediteur.

Veldbeschrijving inkooporderkop

Alles openen Alles sluiten

Ordernummer

Het inkoopordernummer is een numeriek veld. U kunt geen letters invoeren in het inkoopordernummer.
Voor elke nieuwe inkooporder wordt hier automatisch een inkoopordernummer voorgesteld. Dat nummer is het "Laatst gebruikte inkoopordernummer + 1".

• Laatst gebruikte inkoopordernummer
  Menu - Inkoop - Tabellen - Basis Inkoop
  Het inkoopordernummer wordt voorgesteld vanuit de tabel Basis inkoop. Daar wordt het laatst gebruikte inkoopordernummer bijgehouden. In de tabel Basis inkoop kunt u het laatst gebruikte inkoopordernummer wijzigen, bijvoorbeeld als een nieuw boekjaar is begonnen.
• Orders opvragen
  Druk op [F10] of klik op [Zoek order] bovenin het scherm om een eerder ingevoerde inkooporder te tonen.
• Ander ordernummer invoeren
  Een afwijkend inkoopordernummer kan handmatig worden ingevoerd.
• Ordernummers en factuurnummers
  Het opgegeven inkoopordernummer heeft geen relatie tot het uiteindelijke factuurnummer. Het factuurnummer wordt bepaald door de instellingen in het inkoopdagboek.

Crediteur

• Geef hier de crediteur (leverancier) van de inkooporder op. Bij deze leverancier gaat u artikelen bestellen.
• Toets [F4] om het overzicht van crediteuren te tonen. Selecteer de gewenste crediteur en druk op [OK] of toets [Enter] om de crediteur in te vullen.
• Diverse velden, die bij de crediteur als voorkeur zijn opgegeven, zoals de opdrachtwijze, de betalingsconditie en de verzendwijze, worden automatisch voorgesteld in de betreffende velden van de inkooporderkop.
• Het crediteurnummer is verplicht en kan bij een bestaande order niet worden gewijzigd.

Kenmerk

Hier kunt u een kenmerk voor de inkooporder ingeven. Dit kenmerk wordt doorgegeven aan de inkoopfactuur (Inkoopfacturen inboeken - veld Kenmerk, of, bij meerdere inkooporders op een inkoopfactuur, samengevoegd in het veld Opmerking). Na het doorboeken van de inkoopfactuur wordt het kenmerk en/of opmerking van de openstaande post gevuld met deze tekst. Dat maakt het eenvoudiger om de betreffende regels terug te zoeken in uw administratie.

Kenmerk meegeven aan betaling via Bankieren
Het kenmerk van de openstaande post kan automatisch in de omschrijving bij betaling worden opgenomen. Het kenmerk van de inkooporder wordt via het kenmerk van de inkoopfactuur en vervolgens het kenmerk van de openstaande post automatisch toegevoegd aan de omschrijving bij betaling, als u de openstaande post van de inkoopfactuur gaat betalen met het programma Betalingen uitschrijven van de module Bankieren.

Opdrachtwijze

• De opdrachtwijze is de manier waarop deze inkooporder als bestelopdracht aan de crediteur wordt aangeboden.
• De verschillende manieren waarop een opdracht aan een relatie kan worden gegeven zijn vastgelegd in de tabel Opdrachtwijze
• De opdrachtwijze kan worden voorgesteld vanuit de crediteur. U kunt de opdrachtwijze wijzigen.

Verzendwijze

• De verzendwijze is de manier waarop u de artikelen van uw leverancier wilt ontvangen.
• De verschillende manieren waarop artikelen aan u kunnen worden verzonden zijn vastgelegd in de tabel Verzendwijze
• De verzendwijze wordt voorgesteld vanuit de crediteur. U kunt de verzendwijze wijzigen.

Inkoper

Vul in dit veld de inkoper van deze inkooporder in.

Inkopers zijn in KING Finance vastgelegd in de tabel Medewerker. U kunt in dit veld alleen medewerkers selecteren, waarvan in de tabel Medewerker de optie "Is inkoper" is aangevinkt.

De inkoper wordt voorgesteld vanuit de crediteur. Als er aan de crediteur geen inkoper gekoppeld is, dan kijkt KING Finance of de huidige (ingelogde) gebruiker bekend is als Inkoper binnen iMUIS. Als dat zo is dan wordt de huidige gebruiker hier ingevuld. De inkoper is te wijzigen.

Gebruiker  =  Medewerker = Inkoper
Om met de module Inkoop te kunnen werken dient een gebruiker aangemaakt te zijn in Gebruikersbeheer en als medewerker in de tabel Medewerker. Bij het aanmaken van een medewerker kunt u aangeven of de medewerker ook "Inkoper is" in iMUIS. Dat maakt het onder andere mogelijk om in iMUIS op de server statistiek per inkoper af te drukken.

Aflevermagazijn + NAW-gegevens

Magazijn/afleveradres
De standaard naam en adres gegevens van het magazijn, waar de orders moeten worden afgeleverd, worden hier getoond.

Taal

De taal wordt overgenomen uit de taalinstelling van de crediteur.

Valuta

De valuta van de inkooporder wordt overgenomen uit de crediteur.
Het valuta teken van de totalen van de inkooporder wordt direct aangepast aan de betreffende valuta.

Orderdatum

De orderdatum wordt voorgesteld op basis van de huidige (systeem) datum, maar kan worden gewijzigd.

Leverdatum

Dit is de leverdatum van de gehele order. De leverdatum wordt voorgesteld op basis van de huidige (systeem) datum, maar kan worden gewijzigd. De leverdatum kan op de bestelopdracht afgedrukt worden. De leverdatum wordt voorgesteld op basis van de huidige (systeem) datum, maar kan worden gewijzigd.

Afdrukken
De levertijd wordt standaard afgedrukt op de bestelopdracht.

Betalingsconditie

Dit veld kan wel of niet getoond worden volgens de instellingen in het dialoogvenster Orderkop opties.
De voorgestelde betalingsconditie kunt u wijzigen in een andere betalingsconditie. Een betalingsconditie kunt u aanmaken in de tabel Betalingsconditie.

Leveringsconditie

Dit veld kan wel of niet getoond worden volgens de instellingen in het dialoogvenster Orderkop opties.
De leveringsconditie wordt voorgesteld vanuit de gekozen crediteur. Via een leveringsconditie bepaalt u de leveringsvoorwaarde en eventuele vrachtkosten en teksten voor op een bestelopdracht. U kunt een andere leveringsconditie kiezen. Leveringscondities kunt u aanmaken in de tabel Leveringsconditie.

Kostenplaats

Dit veld kan wel of niet getoond worden volgens de instellingen in het dialoogvenster Orderkop opties.
Selecteer hier de kostenplaats waarop de order betrekking heeft. Deze kostenplaats wordt automatisch in de orderregel overgenomen en wordt in de orderregel dan niet meer getoond. Laat dit veld leeg als u per orderregel een andere kostenplaats wilt kunnen invoeren.

Kostendrager

Dit veld kan wel of niet getoond worden volgens de instellingen in het dialoogvenster Orderkop opties.
Selecteer hier de kostendrager waarop de order betrekking heeft. De kostendrager wordt automatisch in de orderregel overgenomen en wordt in de orderregel dan niet meer getoond. Laat dit veld leeg als u per orderregel een andere kostendrager wilt kunnen invoeren.

Blokkeer orderkop

Geef aan of de order geblokkeerd moet worden. Van een geblokkeerde order kunt u geen bestelopdracht afdrukken. Ook een goederen ontvangst bij deze inkooporder en een inkoopfactuur kunnen niet worden verwerkt.

Opmerking orderkop

Ruimte voor een opmerking bij deze orderkop.
U kunt in dit veld een tijdelijke opmerking voor deze order noteren, zoals bijvoorbeeld: "Leverancier belt nog terug".
Tip: Toets [Shift+F7] om in dit opmerkingveld gebruikersnaam, datum en tijd snel in te voeren als [naam dd-mm-jjjj uu:mm]

Opmerking crediteur

De opmerking van de crediteur van deze order wordt hier weergegeven, zodat informatie over deze crediteur, die van belang kan zijn voor het invoeren van orders voor de crediteur, direct toegankelijk is. De opmerking kan worden ingevuld per crediteur in de tabel Crediteur.

[Dossier]

Deze knop is alleen beschikbaar als de module Digitaal dossier geregistreerd is
Deze knop opent het dialoogvenster Documenten tonen
Gebruik deze knop om per inkooporder een 'inkooporder' document (bijvoorbeeld een prijsopgave), of een 'algemeen' document en/of een afbeelding aan de inkooporder te koppelen. Ook kunt u hier de gekoppelde documenten per inkooporder inzien en verwijderen.

• Vooraad
  De actuele voorraadgegevens van het artikel in de inkooporderregel worden hier weergegeven.

  ---

• Afbeelding
  Als er voor het artikel een afbeelding is ingesteld, dan wordt de afbeelding hier getoond.

  ---

• Prijsopbouw
  Met deze knop vraagt u de opbouw van de prijs van de inkooporderregel op.
  KING Finance controleert de vastgelegde inkoopprijzen en kortingen binnen de administratie en toont vervolgens hoe de prijs in de orderregel tot stand gekomen is.

Alles openen Alles sluiten

Aantal

Vul het aantal te bestellen artikelen in.

Automatisch voorgesteld aantal

• Het aantal kan worden voorgesteld vanuit het artikel. Zie de tabel Artikel - Inkoop - veld Minimum bestelhoeveelheid.
• Het aantal wordt voorgesteld vanuit de instellingen van de voorkeurscrediteur van het artikel, als daarin de minimum bestelhoeveelheid is vastgelegd.
• Als u een aantal ingeeft wat niet in overeenstemming is met de minimum bestelhoeveelheid, dan krijgt u een waarschuwing.

Artikel

Vul het artikelnummer in, of toets [F4] voor een overzicht van artikelen. iMUIS toont direct de overige gegevens van het artikel in de inkooporderregel.

Bedrag

Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.
Het bedrag wordt bepaald door (aantal x inhoud x prijs - korting). Wijzig aantal, prijs of korting indien u het bedrag van een inkooporderregel wilt wijzigen.

Bestelnummer

Het bestelnummer wordt uit het artikel overgenomen, of uit de tabel Artikel - tabblad Crediteur/artikel. Indien hierin afspraken zijn vastgelegd  of specifieke leverancierskenmerken, dan wordt het bestelnummer daaruit overgenomen.

BTW soort

Dit veld wordt overgenomen uit het artikel. U kunt direct zien of de regel betrekking heeft op bijvoorbeeld BTW hoog of BTW laag. Als de inkooporder gefactureerd wordt bepaalt deze instelling welke BTW-code voor de boeking van de inkoopfactuur gebruikt moet worden.

Eenheid

De inkoopeenheid wordt overgenomen uit het artikel, bijvoorbeeld per stuk, per uur etc.

Inkoop inhoud

Dit veld is alleen ter informatie en kan niet gewijzigd worden
Dit is het aantal artikelen dat per inkoopeenheid ingekocht wordt.

Inkoopprijs per

Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.
De prijseenheid wordt overgenomen uit het artikel, bijvoorbeeld 1, 10, 100, 1000. De eenheid kan niet worden gewijzigd per orderregel.

Kortingspercentage

Vul een kortingspercentage in voor deze orderregel.

Indien u de module Extra inkoopprijzen/kortingen geregistreerd heeft, dan wordt de korting voorgesteld volgens de prijs/kortingregels die u in het programma Artikelprijzen heeft vastgelegd. U kunt de korting hier wijzigen, mits er voldoende gebruikersrechten zijn ingesteld.

Kostenplaats

De kostenplaats van de orderregel kan alleen aangepast worden als er geen kostenplaats is ingevuld in de orderkop. Als er wel een kostenplaats is ingevuld in de orderkop dan wordt de kostenplaats in de regel automatisch overgenomen vanuit de orderkop. Als u de kostenplaats in de orderkop wijzigt, dan wordt in alle onderliggende orderregels de kostenplaats vervangen.

De kostenplaats wordt tijdens het factureren van de inkooporder ingevuld in de journaalpost, die naar de financiële administratie wordt doorgeboekt. Daarmee kunnen de inkopen per kostenplaats door iMUIS zowel aan de voorraadkant als aan de financiële kant berekend worden.

Kostendrager

De kostendrager van de orderregel kan alleen aangepast worden als er geen kostendrager is ingevuld in de orderkop. Als er wel een kostendrager is ingevuld in de orderkop dan wordt de kostendrager in de regel automatisch overgenomen vanuit de orderkop. Als u de kostendrager in de orderkop wijzigt, dan wordt in alle onderliggende orderregels de kostendrager vervangen.

De kostendrager wordt tijdens het factureren van de inkooporder ingevuld in de journaalpost, die naar de financiële administratie wordt doorgeboekt. Daarmee kunnen de inkopen per kostendrager door iMUIS zowel aan de voorraadkant als aan de financiële kant berekend worden.

Leverdatum

De leverdatum wordt per artikel ingesteld in de tabel Artikel. Standaard wordt de leverdatum uit de inkooporderkop overgenomen.

De leverdatum wordt bepaald door de levertijd (in dagen of weken), vastgelegd bij de crediteur, bij het artikel of bij de Crediteur bij het artikel, met daarbij opgeteld de ompaktijd, zoals vastgelegd in de tabel Artikel

Omschrijving

De omschrijving wordt overgenomen vanuit het artikel of uit de Crediteur bij het artikel. Deze omschrijving kunt u aanpassen. De omschrijving in dit veld wordt afgedrukt op de Bestelopdracht.

Vertaling
Voor buitenlandse crediteuren kunt u een vertaling van de omschrijving gebruiken.
De vertaling van de omschrijving wordt hier voorgesteld als er voor de taal van de inkooporder een vertaling is vastgelegd bij het artikel.

NB De originele omschrijving van het artikel wordt ter informatie altijd in de voet van het scherm weergegeven.

Oorspronkelijke korting%

Dit veld is alleen ter informatie en kan niet gewijzigd worden
In dit veld wordt de kortingspercentage bij de aanmaak van de inkoop orderregel vastgelegd. U kunt hierdoor snel zien of de kortingspercentage is aangepast door de waarde in dit veld te vergelijken met de waarde in het veld kortingspercentage.

Oorspronkelijke prijs

Dit veld is alleen ter informatie en kan niet gewijzigd worden
In dit veld wordt de prijs bij de aanmaak van de inkoop orderregel vastgelegd. U kunt hierdoor snel zien of de prijs is aangepast door de waarde in dit veld te vergelijken met de waarde in het veld prijs.

Prijs

De inkoopprijs wordt voorgesteld vanuit het artikel. De inkoopprijs is vastgelegd in de tabel Artikel.

Regel

Per order krijgt elke orderregel in het programma Inkooporders invoeren een regelnummer, dat ofwel door u zelf ingevoerd kan worden of automatisch door iMUIS toegekend zal worden. Het niet tonen van dit veld op het scherm zal hier geen invloed op hebben. Als u de regel nummering door iMUIS laat verwerken, loopt de nummering met 5 op. In plaats van regel 1,2,3 etc. telt iMUIS 5,10,15 etc.. Dit is gedaan om de gebruiker de mogelijkheid te geven in een later stadium regels tussen te voegen of om de volgorde van de regels te kunnen wijzigen.

Totaal gefactureerd

Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.
In dit veld wordt het aantal artikelen van de inkooporderregel weergegeven dat in het programma Inkoopfacturen inboeken gefactureerd is.

Totaal ontvangen

Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.
In dit veld wordt het aantal artikelen van de inkooporderregel weergegeven dat in het programma Goederen ontvangsten inboeken doorgeboekt is.

Voet van het scherm

• Artikelmelding
  Als aan het artikel een artikelmelding is gekoppeld, dan wordt de artikelmelding hier getoond.
  
• Omschrijving
  Hier wordt ter informatie de originele omschrijving van het artikel weergegeven. Het is de omschrijving, zoals deze in de tabel Artikel is ingevoerd. Dit veld kan hier niet gewijzigd worden.
  NB Het veld Omschrijving van de inkooporderregel kan wel gewijzigd worden.
• Interne opmerking
  De interne opmerking van het artikel wordt hier getoond voor de medewerker die de inkooporder invoert. De tekst kan aangepast worden. De aangepaste tekst wordt bewaard bij deze inkooporder, maar niet opgeslagen in het artikel. De interne opmerking wordt niet op de bestelopdracht afgedrukt.
• Externe opmerking
  De externe opmerking van het artikel wordt hier getoond. De tekst kan aangepast worden. De aangepaste tekst wordt bewaard bij deze inkooporder, maar niet opgeslagen in het artikel. De externe opmerking wordt op de bestelopdrachtdirect onder de omschrijving afgedrukt.